Transformer les réunions de chantier en véritables leviers de pilotage

Lors des réunions de chantier, les lots sont passés en revue. Cependant, la prise de parole n’est pas toujours équilibrée et en adéquation avec les rôles et les responsabilités de chacun. Les risques sur le terrain ne sont alors pas tous signalés à temps. Le véritable problème réside dans la gestion des interactions et de la prise de parole des différents intervenants. Cette dernière devrait correspondre à la matrice RACI de la réunion. Or, elle reflète souvent davantage un déséquilibre de pouvoir.

Une réunion de chantier efficace, c’est avant tout :

– une préparation en amont, en restant focalisé sur les risques et les interfaces ;

– les entreprises abordent suffisamment leurs sujets ;

– les ingénieurs projet structurent ;

– les experts éclairent ;

– l’OPC coordonne ;

-le chef de projet, lui, régule les prises de parole et tranche surtout.

Le constat

La réunion de chantier est souvent considérée comme une simple formalité administrative à mener à bien chaque semaine. Les différents lots sont passés en revue. Les animateurs parlent beaucoup. Les entreprises, elles, n’osent pas toujours s’exprimer. Les experts ne sont pas toujours présents. Le chef de projet tente de faire respecter la durée de la réunion. Cependant, les problèmes d’interface et les risques sur le terrain ne sont pas traités efficacement.

Le vrai problème, la gestion des interactions

Le véritable problème de ces réunions réside en réalité dans la gestion des interactions. En effet, lorsque les interactions ne sont pas équilibrées, certains acteurs restent invisibles, on parle trop longtemps des sujets mineurs, les sujets critiques sont traités trop rapidement et les signaux faibles ne sont pas détectés à temps. On découvre alors les problèmes réels trop tard.

Déséquilibre de parole = déséquilibre de pouvoir

Je reviens sur la matrice RACI, un outil très puissant pour mettre en place une gouvernance structurée dans le respect des rôles et des responsabilités.

La prise de parole devrait être le miroir de la matrice RACI (tableau ci-après) établi pour les tâches liées à la réunion de chantier.

Or, on constate en réalité que le déséquilibre dans la prise de parole reflète le déséquilibre de pouvoir et de responsabilité :  

– Les pilotes et les ingénieurs de projet (MOE ou contractant général) évoquent les lots dont ils ont la charge. Mais, parfois, ce sont ceux qui parlent le plus.

– Les entreprises remontent les problèmes rencontrés sur le terrain car elles détiennent le risque. Cependant, leurs interventions sont parfois bridées. Alors qu’il serait plus utile qu’elles s’expriment suffisamment sur leurs sujets.

– Les experts (bureaux d’études spécialisés, experts lots techniques) interviennent ponctuellement sur des sujets précis. Ils peuvent toutefois monopoliser la parole et s’attarder trop longtemps sur un même sujet.

– Le chef de projet joue quant à lui le rôle de chef d’orchestre pour réguler l’ensemble.

Transformer les réunions de chantier en véritables leviers de pilotage

Pour y parvenir et éviter les réunions trop longues, il faudrait :

• Structurer le temps de parole : Préparer la réunion en répertoriant les sujets orientés risques et interfaces, définir les temps attribués à chaque points (sécurité, qualité, planning, lots) de façon à donner la priorité au terrain et à limiter les monologues techniques.
• Gérer les risques et les interfaces : Prioriser les points bloquants et les échanges sur les points critiques.
• Redonner leur place aux entreprises : Les faire parler de façon à capter les signaux faibles et les éventuels risques.
• Prévoir des interventions ciblées pour les experts. Lorsque le sujet prend trop de temps, programmer une réunion spécifique pour le traiter.
• Assumer le rôle de chef d’orchestre : Le chef de projet doit distribuer la parole, gérer le temps, recadrer et surtout arbitrer.

Une réunion de chantier efficace, c’est une réunion où les bonnes personnes parlent au bon moment.